DATENSCHUTZRICHTLINIE DER EASYFAIRS-GRUPPE & IHRER VERBUNDENEN UNTERNEHMEN

1           EINLEITUNG

• • Easyfairs International SA/NV ist die Muttergesellschaft einer Gruppe von Unternehmen, die aktiv im Bereich Organisation von Live-Veranstaltungen, Ausstellungen und Venue-/Veranstaltungsstätten-Management tätig sind.
  • Easyfairs International SA/NV und die mit ihrem verbundenen Unternehmen nehmen den Schutz der persönlichen Daten ihrer Kunden (Aussteller, Teilnehmer, Besucher, Organisatoren, Leser, Inserenten, Mitglieder, Partner, Interessenten, ) sehr ernst. Aus diesem Grund verwahren und behandeln wir die persönlichen Daten unserer Kunden in einer sicheren Art und Weise und mit absoluter Sorgfalt. Dies gilt auch für die persönlichen Daten, die unsere Lieferanten, andere Interessengruppen, aber auch alle anderen Parteien betreffen, die in Kontakt mit uns stehen.
  • Bei der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten respektieren Easyfairs International SA/NV und die mit ihr verbundenen Unternehmen Ihr Recht auf Datenschutz. Wir verarbeiten Ihre persönlichen Daten nur in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen, einschließlich der EU-Datenschutzrichtlinie (Richtlinie 95/46/EG), die von den relevanten EU-Mitgliedsstaaten in nationales Recht umgesetzt wurde und ab dem Mai 2018 durch die Datenschutzgrundverordnung – „DSGVO“ – (Verordnung 2016/679) ersetzt wird („DSGVO“).
  • In der vorliegenden Datenschutzrichtlinie (die „Richtlinie“) erläutern wir (i) wie wir personenbezogene Daten über Sie erheben, (ii) wie Sie uns informieren können, wenn Sie es bevorzugen, dass die Verwendung dieser Daten eingeschränkt wird und (iii) welche Verfahren wir einsetzen, um die Sicherheit Ihrer Daten zu schützen.

2       KONTAKTINFORMATIONEN ÜBER DIE VERANTWORTLICHE STELLE (DATA CONTROLLER)

Ihre personenbezogenen Daten werden von den nachfolgenden, gemeinsam für die Verarbeitung Verantwortlichen – Joint Controllers – verarbeitet:

• • Easyfairs NV, mit eingetragenem Sitz Jan Van Rijswijklaan 191, 2020 Antwerpen, Belgien;
  • Easyfairs Belgium NV, mit eingetragenem Sitz in Maaltekouter 1, 9051 Sint- Denijs-Westrem, Belgien;
  • Easyfairs Group NV, mit Sitz in der Sint-Lambertusstraat 135, 1200 Sint- Lambrechts-Woluwe, Belgien;
  • Easyfairs Deutschland GmbH, mit eingetragenem Firmensitz in 73, Haus 8, 81541 München, Deutschland und
  • Easyfairs GmbH, mit eingetragenem Firmensitz in Potsdamer Straße 211, 33719 Bielefeld,

(Nachfolgend gemeinsam “Easyfairs”, “wir” und “uns”)

• Falls Sie weitere Fragen über die vorliegende Datenschutzrichtlinie haben oder die Ihnen zustehenden Rechte gemäß Paragraph 10 ausüben möchten, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten, indem Sie einen Brief an Easyfairs Deutschland GmbH, 73, Haus 8, 81541 München, Deutschland oder eine E-Mail an [email protected] unter Einhaltung der in Paragraph 10 beschriebenen Vorgehensweise senden.
• Sie können auch den Ansprechpartner für Datenschutz der Gruppe kontaktieren, indem Sie eine E-Mail an die nachfolgende Adresse senden: [email protected]

3    WAS SIND PERSONENBEZOGENE DATEN?

Personenbezogene Daten sind alle im Zusammenhang mit einer Person stehenden Informationen, die es ermöglichen, die betreffende Person direkt oder indirekt zu identifizieren; dazu gehören z.B. Name, Adresse, E-Mail, Telefonnummer, Kredit-/Kontonummer, IP-Adresse und Standortdaten („personenbezogene Daten“).

4      AN WEN RICHTET SICH DIE VORLIEGENDE RICHTLINIE?

Die Richtlinie gilt für die nachfolgenden Kategorien betroffener Personen (Data Subjects), deren personenbezogene Daten von uns verarbeitet werden:

• • Aussteller und potenzielle zukünftige Aussteller auf unseren Events/Veranstaltungen (einschließlich u.a. Ausstellungen, Verbraucher- und Handelsmessen, Konferenzen und Kongresse (die „Veranstaltungen“);
  • Organisatoren und potenzielle zukünftige Organisatoren von Veranstaltungen in unseren Veranstaltungsorten;
  • Besucher und potenzielle zukünftige Besucher der Veranstaltungen;
  • Abonnenten, Leser, Werbeträger und Interessenten unserer Webseiten, Magazine, Newsletter, Online-Verzeichnisse und Mobile Apps (die „Medien-Tools“);
  • Presse- und PR-Kontakte und Redner;
  • Besucher unserer digitalen Plattformen und Personen, die Kontakt mit uns aufnehmen, um Informationen zu erhalten;
  • Mitglieder unserer Clubs, Gruppen, Gemeinschaften und
  • Sponsoren, Lieferanten, sonstige Interessengruppen, sowie alle anderen Parteien, mit denen wir in Kontakt

5     WELCHE KATEGORIEN PERSONENBEZOGENER DATEN WERDEN VON UNS VERARBEITET?

1.  Allgemeine Informationen:

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den Bestimmungen der vorliegenden Richtlinie. Dazu gehören Name, Sprache, Anrede, Geschlecht, Geburtsdatum, Adresse, Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk), E-Mail, Fax und Social Media-Accounts. Wenn Sie uns geschäftlich/beruflich kontaktieren, verarbeiten wir außerdem den Namen und die Adresse des Unternehmens, die Mehrwertsteuer- oder die Unternehmens-ID, die Unternehmensbranche, Ihre Funktion/Berufsbezeichnung innerhalb des Unternehmens und Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse.

Um die Qualität der Serviceleistungen für unsere Kunden zu verbessern, kann es sein, dass wir Ihren personenbezogenen Daten zusätzliche, relevante Informationen hinzufügen. Dazu gehören beispielsweise öffentlich zugängliche Informationen, aber auch Informationen, die wir von Dritten erhalten und für die in der vorliegenden Richtlinie genannten Zwecke verarbeiten, einschließlich u.a. Überprüfung der Richtigkeit der Daten in unserer Datenbank und Optimierung unserer Direktmarketing-Aktionen, gegebenenfalls unter Zugrundelegung Ihres Marketing-Profils.

Die vorgehend erwähnten öffentlichen Informationen können aus Informationen bestehen, die aus öffentlichen Publikationen bzw. aus Informationen stammen, die Sie öffentlich zugänglich gemacht haben (z.B. Informationen in Ihrem Social Media-Profil).

2. Informationen über den mit uns abgeschlossenen Service-Vertrag, über Ihren Status als (potenzieller) Besucher, Aussteller, Veranstalter, Sponsor, Media- Tool-User oder Werbeträger, Club-, Gruppen-, Gemeinschafts-Mitglied, Lieferant oder sonstigen Status:

Zum Beispiel:

Informationen, die im Zusammenhang mit Ihrem Status als Besucher oder potenzieller, zukünftiger Besucher unserer Veranstaltungen stehen:

 Wir verarbeiten personenbezogenen Daten, die wir durch Informationen im Zusammenhang mit Veranstaltungen erhalten, die Sie besucht oder für die Sie sich eingetragen haben; ob ein Aussteller Sie eingeladen hat; um welchen Aussteller es sich handelt; Ihre Interessengebiete oder die Art von Veranstaltungen, die Sie interessieren könnten; Aussteller, an denen Sie Interesse zeigten bzw. die von Ihnen angeforderten geschäftlichen Informationen; Ihre Ankunftszeit, die Dauer und Häufigkeit Ihrer Besuche; welche Aussteller Sie besucht haben, an welchen Seminaren bzw. Workshops sie teilgenommen haben; Ihr Standort in der Veranstaltungshalle und deren Umfeld; die von Ihnen gekauften Produkte und deren Geldwert. Einige dieser Daten werden möglicherweise unter Einsatz der ‘Smart-Badge-Technologie’ (siehe Paragraph 5.5. unten) erhoben.

Informationen, die im Zusammenhang mit Ihrem Status als Aussteller bzw. potenzieller, zukünftiger Aussteller auf unseren Veranstaltungen stehen:

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir durch Informationen im Zusammenhang mit den Veranstaltungen erhalten, auf denen Ihr Unternehmen ausgestellt hat bzw. an denen es Interesse gezeigt hat, ausstellen zu wollen; die Art von Veranstaltungen, die Sie interessieren könnte; Typ, Größe und Komponenten Ihres Stands; Liste der Besucher/Kunden, die Sie eingeladen haben; Liste der Besucher, die ihre Smart Badge an Ihrem Stand benutzt haben; Liste der Besucher, deren Badge Sie mit einer unserer Mobile-Apps eingescannt haben; Informationen im Zusammenhang mit der Ausübung Ihres Aussteller- Vertrages mit einem unserer verbundenen Unternehmen (z.B. gemietete Fläche, Produkt-Informationen, Webseite, Nutzungsbedingungen, Zahlungsinformationen, etwaige unbezahlte Rechnungen, etc.).

Informationen, die im Zusammenhang mit Ihrem Status als Organisator bzw. potenzieller, zukünftiger Organisator unserer Veranstaltungen stehen:

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir durch Informationen erhalten, die im Zusammenhang mit Veranstaltungen stehen, die Sie oder Ihr Unternehmen organisiert haben oder an denen Sie Interesse gezeigt haben, sie organisieren zu wollen; die Art der Veranstaltungen, einschließlich der Aussteller, Besucher- und Teilnehmer-Profile sowie Informationen im Zusammenhang mit der Ausübung Ihres Organisatoren-Vertrages mit einem unserer verbundenen Unternehmen (z.B. gemietete Fläche, Veranstaltung, Produkt- und Service- Informationen, Informationen über zusätzliche Serviceleistungen, Webshop- Informationen, Webseite, Nutzungsbedingungen, Zahlungsinformationen, etwaige unbezahlte Rechnungen, etc.).

Informationen, die im Zusammenhang mit Ihrem Status als Abonnent, Leser, Werbeträger oder potenzieller User unserer Media-Tools stehen:

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir durch Informationen erhalten, die im Zusammenhang mit dem Media-Tool stehen, das Sie oder Ihr Unternehmen abonniert haben bzw. in dem Sie oder Ihr Unternehmen inseriert haben oder Interesse gezeigt haben, es abonnieren bzw. darin inserieren zu wollen; das Abonnement (und etwaige Abbestellung), Datum des Inserats; Inhalt des Inserats; Zahlungsinformationen, etwaige unbezahlte Rechnungen, etc.).

Informationen, die im Zusammenhang mit Ihrem Status als Club-, Gruppen- oder Gemeinschafts-Mitglied stehen:

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir durch Informationen erhalten, die im Zusammenhang mit dem Club, der Gruppe oder Gemeinschaft stehen, die Sie oder Ihr Unternehmen abonniert haben oder Interesse gezeigt haben, sie abonnieren zu wollen; das Datum, an dem das Abo erfolgte, Zahlungsinformationen, etwaige unbezahlte Rechnungen, etc.).

3. Informationen über Ihren Browser, B. IP-Adresse, und Informationen, die von den von uns verwendeten Cookies aufgezeichnet werden:

Wir werden die über unsere Webseite erhobenen Informationen für funktionale, analytische und für verhaltens- bzw. werbetechnische Zwecke verwenden (siehe Paragraph 12 unten).

4. Externe Datenquellen

Es besteht die Möglichkeit, dass wir Ihre personenbezogenen Daten über externe Datenquellen erhalten haben. Für Akquisitionszwecke verwenden wir regelmäßig Datenbanken, die wir über Drittparteien erhalten, z.B. vertrauenswürdige Handels- oder Daten-Partnerunternehmen (z.B. Bisnode Group und Dun & Bradstreet). Falls Sie erfahren möchten, über welche externe Quelle wir speziell Ihre personenbezogenen Daten erhalten haben, können Sie uns einen Brief oder eine E-Mail an die in Paragraph 2.2 oben genannten Adressen senden.

5. Anmeldung, digitale Visitenkarte und ‚Smart Badge‘-Technologie

Wenn Sie sich als Besucher für eine Veranstaltung über einen Aussteller anmelden, wird der Aussteller informiert, dass Sie sich für die Veranstaltung aufgrund seiner Einladung angemeldet haben und Ihre Anmeldedaten erhalten (d.h. vollständiger Name, Sprache, Geschlecht, Branche, Name des Unternehmens und Kontaktinformationen, geschäftliche E-Mail-Adresse und Berufsbezeichnung innerhalb Ihres Unternehmens. Diese Anmelde-Informationen werden auch ‚digitale Visitenkarte‘ genannt). Der Aussteller erhält außerdem eine Mitteilung, wann Sie mit dem Besuch der Veranstaltung beginnen und kann ggf. Kontakt mit Ihnen aufnehmen. Diese Funktion ist mit dem Anmeldesystem verlinkt.

Indem Sie während der Veranstaltung Ihren Smart- Badge-Ausweis (oder einen Ausweis mit einer anderweitigen, ähnlichen Technologie) an die am Veranstaltungsort aufgestellten Lesegeräte halten, ermöglichen Sie es uns, die von Ihnen besuchten Stände aufzuzeichnen, um Ihnen eine Zusammenfassung Ihres Tagesablaufs zusenden zu können. Sie erhalten außerdem digitale Informationen über die Aussteller und Produkte, für die Sie sich interessiert haben. Zudem leiten wir Ihre digitale Visitenkarte (mit den oben angegebenen personenbezogenen Daten) an den/die Aussteller weiter, für den/die Sie Interesse bekundet haben.

6. Aufzeichnung von Telefongesprächen, die von unseren Call-Center-Mitarbeitern durchgeführt werden

Wir werden Telefonate mit Call-Center-Mitarbeitern, die in unserem Auftrag arbeiten, sowohl für Schulungszwecke als auch für die Sicherstellung der Qualität unseres Kundendienstes aufzeichnen.

7. Bilder und Filme von Überwachungskameras

Um die Sicherheit während unserer Veranstaltungen zu gewährleisten, haben wir sowohl in den Hallen als auch auf dem Parkplatz Kameras installiert. Diese Kamerabilder werden ausschließlich zu Überwachungs- und Sicherheits- zwecken aufgezeichnet und angezeigt.

Während unserer Veranstaltungen können Fotografen und Kamerateams auch Aufnahmen von Ausstellern und Kunden machen, die an der Veranstaltung teilnehmen. Diese Bilder, Filme und Videos können in unseren Ordnern, Broschüren, Flyern, auf der Website und / oder der Social Media-Seite der betreffenden Veranstaltung für Werbezwecke verwendet werden und Ihnen ermöglichen, Aufnahmen Ihrer Teilnahme an der Veranstaltung einzusehen.

6       WELCHEN ZWECK VERFOLGEN WIR MIT DER VERARBEITUNG IHRER
PERSONENBEZOGENENDATEN UND AUF WELCHER RECHTLICHEN GRUNDLAGE ERFOLGT DIES?

6.1. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für die nachfolgenden dargelegten Zwecke, basierend auf der nachfolgenden rechtlichen Grundlage und in Übereinstimmung mit der geltenden Gesetzgebung:

6.1.1 mit Ihrer Zustimmung (Artikel 6, Absatz 1a, DSGVO), einschließlich u.a. für die nachfolgenden Zwecke:

• • um eine Anfrage, die Sie an unsere Webseite senden oder über unser Call-Center machen, abwickeln zu können;
  • um Ihre Beteiligung an einem Gewinnspiel/Wettbewerb oder anderweitigen kommerziellen Aktionen, an denen Sie teilgenommen haben, abzuwickeln;
  • um Ihnen Newsletter, Zeitschriften, zuzusenden, die Sie abonniert haben;
  • um Ihnen Direktwerbung zu senden, für deren Zusendung per E-Mail Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben (oder für deren Versand über einen anderweitigen Kanal die geltende Gesetzgebung vorschreibt, dass wir zuvor Ihre Einwilligung eingeholt und Sie entsprechend eingewilligt haben);
  • um Ihre E-Mail-Adresse (oder anderweitige personenbezogene Daten, für die die geltende Gesetzgebung vorschreibt, dass wir zuvor Ihre Einwilligung eingeholt und Sie entsprechend eingewilligt haben) an eine bestimmte Drittpartei zu übertragen; und
  • Datenschutz
  • um Ihnen die mit der ‚Smart-Badge‘-Technologie verbundenen Serviceleistungen zu bieten (siehe Paragraph 5.5 oben), falls Sie sich entschieden haben, diesen Service nutzen zu

Sie sind berechtigt, Ihre Einwilligung für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen, wenn Ihre Einwilligung die rechtliche Grundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist.

6.1.2  für die Vorbereitung oder die Ausführung des mit Ihnen abgeschlossenen Dienstleistungsvertrags (Artikel 6, 1b DSGVO), einschließlich u.a. für die nachfolgenden Zwecke:

• • um Ihnen – falls Sie ein bereits existierender Kunde sind und wir Ihre E-Mail-Adresse durch Sie erhalten haben – Direktwerbung per E-Mail zu senden. Sie haben die Möglichkeit, dieser Verwendung Ihrer E- Mail-Adresse jederzeit und unentgeltlich zu Sie können sich ganz einfach über den Link am unteren Ende der betreffenden E-Mail aus der Mailingliste austragen;
  • um ein Vertragsangebot zu machen, um den betreffenden Dienstleistungsvertrag abzuschließen, auszuführen oder zu überprüfen („Vertrags-Management“);
  • um einen Veranstaltungs-Katalog zu veröffentlichen;
  • um das Einlass- und Ticket-Management und das Besucher- Management durchzuführen;
  • um im Verlauf der Veranstaltungen vorgenommene Besuche nachzuverfolgen und Befragungen durchzuführen;
  • um das Sicherheits-Management während den Veranstaltungen durchzuführen; um eine schlechte Zahlungsmoral zu bekämpfen bzw. zu verhindern und um unsere Rechte im Allgemeinen festzulegen, auszuüben und sicherzustellen, insbesondere a. in den Bereichen Inkasso, Prozess-Management und Gerichtsverfahren.

6.1.3 für die Realisierung unserer legitimen Interessen, wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten notwendig für uns ist, um die Aktivitäten unseres Unternehmens auszuüben (Artikel 6 (1)(f) DSGVO), einschließlich a. für die nachfolgenden Zwecke (es sei denn, es wird eine ausdrückliche Einwilligung verlangt):

• • um Sie über unsere anstehenden Veranstaltungen, Produkte und Serviceleistungen oder über anstehende Veranstaltungen, Produkte und Serviceleistungen unserer Gruppen-Unternehmen, Aussteller sonstigen, sorgfältig ausgewählten Handelspartner zu informieren;
  • um Kunden- Interessenten-Segmente oder Marketing-Profile zu erstellen, z.B. für zielgerichtetes Marketing;
  • um Ihre personenbezogenen Daten zentral zu handhaben und sie mit nützlichen, von Drittparteien erhaltenen Informationen zu kombinieren und aufzuwerten;
  • um unsere Serviceleistungen zu optimieren und unsere Veranstaltungen den Vorlieben und Wünschen unserer Besucher und Aussteller anzupassen;
  • um das Management und die Qualität unserer digitalen Marketing- und Verkaufsaktivitäten Serviceleistungen zu optimieren;
  • um unsere Performance zu messen (z.B. mittels Marktforschung);
  • um sie im Rahmen von gesamtwirtschaftlichen bzw. anonymisierten Modellen zu verwenden, um Marktanalysen zu erstellen; für Finanz- Management-, Marketing- oder Reporting-Zwecke, um die Analyse großer Datenmengen oder um anderweitige Arten von Analysen durchzuführen;
  • um die Qualität unseres Kundendienstes zu überprüfen und unsere Kontakt-Center-Mitarbeiter zu schulen; und
  • um unsere Veranstaltungen und Veranstaltungsorte zu bewerben und
  • um Betrug, kriminelle Aktivitäten und mögliche Verstöße zu verhindern bzw. zu bekämpfen.

In den vorstehend genannten Fällen bemühen wir uns stets darum, ein faires Gleichgewicht zwischen der Notwendigkeit, Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten und der Einhaltung Ihrer Rechte und Freiheiten herzustellen, einschließlich des Respekts für Ihre Privatsphäre.

6.1.4 Um die rechtlichen und gesetzlichen Bestimmungen zu erfüllen, denen wir verpflichtet sind (Artikel 6,1c DSGVO).

7        AN WEN WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN ÜBERMITTELT?

7.1 Es gibt Situationen, in denen wir Ihre personenbezogenen Daten gegenüber Drittparteien offenlegen möchten oder aber auch gezwungen sind, dies zu tun. Dies geschieht nur in Übereinstimmung mit der geltenden Gesetzgebung und den in Paragraph 6 oben aufgeführten Zwecken. Derartige Situationen beziehen sich auf die Offenlegung personenbezogener Daten gegenüber:

7.1.1 den Unternehmen unserer Gruppe im Zusammenhang mit den gleichen, in Paragraph 6 aufgelisteten

7.1.2 unseren Dienstleistern, Lieferanten Unterlieferanten (Gruppen- Unternehmen oder Drittparteien), die Serviceleistungen, einschließlich der Datenverarbeitung in unserem Auftrag anbieten, z.B. externe Kontakt- Center, Agenturen, IT-Support-Dienstleister, Messebauer, Catering- und Getränke-Partner, etc.). Diese Unternehmen dürfen Ihre personenbezogenen Daten nur innerhalb der strikten, von uns gesetzten Grenzen und unter Beachtung der vorliegenden Richtlinie verwenden. Sie unterliegen umfassenden Vertraulichkeits- und Sicherheitsverpflichtungen im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten; wobei wir zusätzlich darauf achten, dass diese die zum Datenschutz existierenden Gesetze und Richtlinien strikt einhalten.

7.1.3 unseren Werbe- und Medienpartnern und Sponsoren, es sei denn, Sie haben einer solchen Übertragung widersprochen, d.h. sie dürfen Ihnen keine ggf. auf Ihrem Marketing-Profil basierende Direktwerbung senden;

7.1.4 unseren Ausstellern, es sei denn, Sie haben einer solchen Übertragung widersprochen, d.h. sie dürfen Ihnen keine ggf. auf Ihrem Marketing-Profil basierende Direktwerbung senden, einschließlich der in den Paragraphen5.5 und 5.6 genannten Zwecke;

7.1.5 den Unternehmen unserer Gruppe, es sei denn, Sie haben einer solchen Übertragung widersprochen, h. sie dürfen Ihnen keine ggf. auf Ihrem Marketing-Profil basierende Direktwerbung senden;

7.1.6 sonstigen Drittparteien, vorausgesetzt, Sie haben Ihre Einwilligung

7.1.7 anderen Rechtsträgern – vorübergehend oder permanent – für die Realisierung eines Joint Venture, einer Zusammenarbeit, Finanzierung, eines Verkaufs, einer Fusion, Reorganisation, Änderung der Rechtsform, Auflösung oder eines ähnlichen Vorgangs. Im Fall einer Fusion oder eines Verkaufs werden Ihre personenbezogenen Daten endgültig an das Nachfolgeunternehmen übermittelt;

7.1.8 Behörden oder sonstigen Drittparteien, falls dies von Gesetzes wegen oder im Rahmen gerichtlicher Verfahren erforderlich ist.

8       INTERNATIONALE ÜBERMITTLUNG PERSONENBEZOGENER DATEN

Durch die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an uns stimmen Sie zu, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an Empfänger und Unternehmen, die Teil der Easyfairs Group sind, oder an Subunternehmer (z.B. Cloud Solution Provider) übertragen, die außerhalb des europäischen Wirtschaftsraums niedergelassen sind. In diesem Fall wird die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den Auflagen der geltenden Gesetzgebung und der vorliegenden Richtlinie geschützt. Wir gewährleisten den Einsatz angemessener Daten-Transfer-Tools (z.B. die Standard- Vertragsklauseln der Europäischen Kommission), insbesondere wenn wir Daten in Länder übermitteln, die sich außerhalb des europäischen Wirtschaftsraums befinden und für die kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission existiert.

9      WIE LANG SPEICHERN WIR IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN?

9.1 Aufbewahrungsfrist für spezifische Zwecke:
Ihre personenbezogenen Daten werden für die nachfolgenden Aufbewahrungsfristen gespeichert, es sei denn, eine längere Speicherung wird in Übereinstimmung den geltenden Gesetzen verlangt oder wir haben einen legitimen oder gesetzlich zulässigen Grund, dies zu tun:

Datenkategorien	Aufbewahrungsfrist
Interessenten	Speicherung erfolgt für einen Zeitraum von fünf Jahren, beginnend ab der Aufnahme in der Datenbank
Aussteller – Sponsoren – Besucher	Speicherung erfolgt solange die Veranstaltung, in der der Aussteller/Sponsor ausstellt/sponsert (oder Interesse bekundet) weiter durchgeführt/organisiert wird und dann für einen Zeitraum von zehn weiteren Jahren ab Beendigung der Durchführung/ Organisation der betreffenden Veranstaltung.
Abonnenten und Personen, die sich in unseren Media Tools eingetragen haben	Speicherung erfolgt, solange Ihre Registrierung oder Ihr Abonnement aufrechterhalten wird und dann für einen Zeitraum von drei weiteren Jahren nach Ablauf der/des                  kostenlosen Registrierung oder Abonnements bzw. für einen Zeitraum von 10 weiteren  Jahren nach Ablauf der/des zahlungspflichtigen Registrierung bzw. Abonnements.
Mitglieder unserer Clubs, Gruppen und Gemeinschaften	Speicherung erfolgt für den gesamten Zeitraum, über den   die Mitgliedschaft dauert, sowie für einen Zeitraum von weiteren zehn Jahren nach Ablauf der Mitgliedschaft.

Pressekontakte, PR, Interessengruppen, VIP-Kontakte	Speicherung erfolgt für den gesamten Zeitraum, über den die betreffende Person die Instanz vertritt, mit der wir Presse-, PR-, Interessen- oder VIP-Kontakte haben.
Spezielle Datenkategorien	Speicherung erfolgt für die Dauer der Veranstaltung.
Aufzeichnung von Call-Center-Anrufen	Anrufe werden einen Monat lang gespeichert.
Bilder von Überwachungskameras	Speicherung erfolgt für einen Zeitraum von 1 Monat, es sei denn, diese Bilder können dazu beitragen, eine Straftat, Beschädigung oder Unzucht zu beweisen oder einen Täter,   einen  Störer der öffentlichen Ordnung, einen  Zeugen oder ein Opfer zu identifizieren.

Je nach Ihrem Status können unterschiedliche Aufbewahrungsfristen gelten (z.B., wenn Sie Besucher sind und unsere digitalen Newsletter oder Zeitschriften abonniert haben). Die vorgenannten Aufbewahrungsfristen finden keine Anwendung, wenn Sie Ihr Recht auf Löschung vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist ausüben.

9.2 Aufbewahrungsfrist, um rechtliche Auflagen und Beweiszwecke zu erfüllen: Um die rechtlichen Auflagen (z. B. für Buchhaltungs-, Steuer- und Versicherungszwecke) und die Beweiszwecke zu erfüllen, werden personenbezogene Daten in unserer Datenbank für einen Zeitraum von 10 Jahren nach Ablauf einer zahlungspflichtigen Registrierung bzw. des Abonnements gespeichert, es sei denn eine längere Speicherung ist gesetzlich vorgeschrieben oder es existieren rechtliche Gründe dies zu tun

9.3 Wir sind berechtigt, eine anonymisierte Form Ihrer personenbezogenen Daten – h. die sich nicht mehr auf Sie beziehen – für statistische Zwecke ohne zeitliche Begrenzung aufbewahren, falls wir einen legitimen und gesetzlich zulässigen Grund haben, dies zu tun.

10.     IHRE RECHTE IN BEZUG AUF IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN

Als betroffene Person sind Sie berechtigt, die nachfolgenden Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten auszuüben.

Um diese Rechte auszuüben, nehmen Sie bitte Kontakt mit unserem Datenschutzbeauftragten auf; entweder auf dem Postweg oder per E-Mail an die in Paragraph 2.2 genannten Adressen. Bitte sorgen Sie dafür, sicherzustellen, dass Sie auch der Rechteinhaber sind, beispielsweise durch Vorlage eines Identifizierungsdokumentes und schildern Sie Ihr Anliegen.

10.1 Recht auf Zugang. Sie können verlangen informiert zu werden, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten und, falls ja, Zugang zu diesen Daten

10.2 Recht auf Berichtigung. Sie können verlangen, dass wir unrichtige, personenbezogene Daten berichtigen und/oder dass wir unvollständige, personenbezogene Daten vervollständigen, ohne dass Kosten für Sie entstehen.

10.3 Recht auf Widerruf der Einwilligung. Sie können in Übereinstimmung mit der geltenden Gesetzgebung Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dieser Widerruf beeinträchtigt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung von Daten, die basierend auf Ihrer vorherigen Einwilligung Bitte bedenken Sie, dass Sie – falls Sie Ihre Einwilligung widerrufen – möglicherweise nicht in den Genuss bestimmter Serviceleistungen kommen, für die die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten von essenzieller Bedeutung ist.

10.4 Recht auf Löschung. Sie haben das Recht uns aufzufordern, dass wir Ihre personenbezogenen Daten löschen. Wir werden dieser Aufforderung Folge leisten, es sei denn, es gibt einen gesetzlichen Grund, dies nicht zu tun. Es kann Gründe geben, die rechtlich überwiegen, wie z.B. eine rechtliche Pflicht, der wir Folge leisten müssen oder die Speicherung ist für uns notwendig, um unsere rechtlichen Pflichten zu erfüllen.

10.5 Recht, eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzureichen. Sie haben das Recht, die zuständige Aufsichtsbehörde zu kontaktieren, falls Sie der Meinung sind, dass wir Ihre personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeiten.

10.6 Easyfairs abbestellen (Widerspruchsrecht)

• • Sollten Sie die Informationen im Zusammenhang mit den von uns organisierten Veranstaltungen nicht mehr länger erhalten wollen, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten per Post an die nachfolgende Adresse: Easyfairs Deutschland GmbH, Balanstr. 73, Haus 8, 81541 München, Deutschland, oder per E-Mail an: [email protected]
  • Falls Sie es nicht mehr wünschen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an Drittparteien übermitteln (Werbe- und Medienpartner, Aussteller oder kommerzielle Partner), wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten per Post an die nachfolgende Adresse: Easyfairs Deutschland GmbH, Balanstr. 73, Haus 8, 81541 München, Deutschland, oder per E-Mail an: [email protected]
  • Falls Sie es nicht mehr wünschen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten für das Aufstellen von Marketing-Profilen verwenden, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten per Post an die nachfolgende Adresse: Easyfairs Deutschland GmbH, Balanstr. 73, Haus 8, 81541 München, Deutschland oder per E-Mail an: [email protected]
  • Falls Sie sich aus unserer E-Mail-Liste austragen möchten, klicken Sie bitte auf den ‚Unsubscribe‘-Button, der in jeder E-Mail zu finden ist, die wir für geschäftliche Zwecke versenden. Oder Sie wenden Sie sich per Post an unseren Datenschutzbeauftragten an die nachfolgende Adresse: Easyfairs Deutschland GmbH, Balanstr. 73, Haus 8, 81541 München, Deutschland oder per E-Mail an: [email protected] und geben an, welche Art von Informationen Sie nicht mehr erhalten möchten bzw. die E-Mail-Adresse, die sie abmelden möchten.

Bitte bedenken Sie jedoch: Selbst, wenn Sie sich aus unseren Listen austragen, gestatten Sie uns immer noch einige personenbezogene Daten zu erheben und Ihre digitale Visitenkarte an den Aussteller weiterzugeben, wenn Sie die Lesegeräte an den Veranstaltungsorten mit Ihrem ‘Smart Badge’, NFC-Tag oder einem anderweitigen Tool während einer Veranstaltung berühren, es sei denn, Sie ziehen Ihre Einwilligung in Übereinstimmung mit Paragraph 10.3 zurück.

11.     SICHERHEITSMASSNAHMEN

Aufgrund der Bedeutung, die wir der Privatsphäre und dem Datenschutz beimessen, tun wir alles Erforderliche, um Ihre personenbezogenen Daten vor Missbrauch zu schützen. Unsere Mitarbeiter sind geschult, um korrekt mit personenbezogenen Daten umzugehen. Ihre personenbezogenen Daten werden in sicheren Umgebungen gehostet, die der Öffentlichkeit nicht zugänglich sind. Unsere Computer-Einrichtungen sind mit Back-up-, Filter- und Firewall-Systemen ausgerüstet, die sich nach den adäquaten Sicherheitsstandards der Branche richten. Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten wird nur denjenigen Personen gewährt, die entsprechend autorisiert sind, um ihren Pflichten nachzugehen.

12.     KINDER

Bitte bedenken Sie, dass diese Webseite nicht für Kinder unter 16 Jahren geeignet ist.

13.     LINKS ZU WEBSEITEN

Wir sind nicht für die Datenschutzrichtlinien und Praktiken anderer Webseiten verantwortlich, auch wenn Sie diese Drittanbieter-Webseiten über einen Link auf unserer Webseite besuchen. Wir empfehlen Ihnen, die Richtlinien der einzelnen Webseiten, die Sie besuchen, zu prüfen und den Besitzer bzw. Betreiber dieser Webseiten zu kontaktieren, falls Sie Bedenken oder Fragen haben.

14.     ÄNDERUNGEN AN UNSERER RICHTLINIE

Wir behalten uns das Recht vor, die vorliegende Richtlinie ohne Vorankündigung zu ändern bzw. zu ergänzen. Sollte dies der Fall sein, werden wir die Änderungen auf der Webseite posten. Es obliegt Ihrer Verantwortung, die Richtlinie jedes Mal zu prüfen, wenn Sie uns Informationen zukommen lassen oder eine Bestellung aufgeben.

Stand der Erklärung: Juli 2022

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Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Easyfairs GmbH
Roland Brand, Tanja Waglöhner
Telefon: +49 521 96533 66
E-Mail: [email protected]

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z.B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

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